Herausforderung

Seit dem 01.01.2022 sind alle Anwälte zur Nutzung des beA verpflichtet. Sämtliche Kommunikation mit deutschen Gerichten muss über ein besonderes elektronisches Anwaltspostfach erfolgen. Alle gescannten Dokumente und alle elektronisch generierten Dokumente müssen die Anforderungen erfüllen. Andernfalls wird das Dokument von beA zurückgewiesen. Dies kann zu verpassten Fristen und Prozessentscheidungen führen. Ob ein Dokument alle Anforderungen der ERVV erfüllt, ist ohne technische Prüfung nicht möglich.

Lösung

Mit der IPA-Suite lösen Sie diese Anforderungen und erzeugen konforme Dokumente ohne zusätzliche Installation von Software wie z.B. Omnipage.

  • Schriften werden im PDF eingebettet
  • Erzeugte PDF/A Dokumente sind ISO-konform
  • Erstklassige OCR-Texterkennung
  • Bilder und Text werden im PDF erkannt
  • Bei Verwendung der MRC-Komprimierung wird die technische Richtlinie des BSI, „Ersetzendes Scannen“ (RESISCAN), eingehalten

Einfache Integration in RA-MICRO

  • Gescannte Papierdokumente und Bild-PDF-Dateien in digitale und durchsuchbare PDF-Dateien konvertieren
  • Kinderleichte Einrichtung dank der neuen Funktion (Ordner auf Scans überwachen) im RA-MICRO
  • Einmalige Installation in Ihrem Netzwerk, somit kann jeder Mitarbeiter mit der Lösung arbeiten

Vorteile

  • Keine zusätzlichen Lizenzen für OmniPage auf jedem Rechner notwendig
  • Keine Installation und keine Wartung auf den jeweiligen Rechnern
  • Alle Updates und Upgrades inklusive

Vergleich der IPA-Server Editionen

  • Prüfen Sie selbst, welche Version am besten zu Ihren Anforderungen passt.
    Die RA-MICRO Edition ist speziell für Anwaltskanzleien konzipiert, die RA-MICRO verwenden.
    Die Enterprise Edition ist ideal für große Dokumentenmengen und vollständige Automatisierung.

Eingabe von Dokumenten

Die verschiedenen Schnittstellen und unterstützten Formate erleichtern die Eingabe von Dokumenten. Die eigentliche Middleware-Lösung läuft als Windows-Dienst und ist  sehr stabil. Die Leistung kann über die Cluster-Funktion nach Bedarf skaliert werden. Wenn ein Scan-Server nicht ausreicht, installieren Sie einfach weitere IPA-Server und definieren Sie diese als Slave-Server. Einfach die  IP-Adresse des Masterservers eingeben und fertig ist die gesamte Lösung. Das System arbeitet direkt im Lastausgleichs- und Failover-Modus.

Eingabemodule

RA-MICRO Edition Standard Edition Enterprise Edition

Parallele Verarbeitung mehrerer eingehender Dokumente
Die Anzahl der Dokumente, die gleichzeitig (parallel) bearbeitet werden. Es handelt sich dabei um parallel laufende Prozesse.

2

2

4

Verarbeitung des Dokumentes mit allen verfügbaren Prozessoren
Unterstützt werden bis zu 256 Prozessoren pro Prozess.

Erweitertes Multithreading
Dokumente werden in Einzelseiten aufgeteilt und jede Seite einem Thread zugewiesen. Bearbeitung von bis zu 64 Seiten pro Dokument parallel.

Hotfolderüberwachung
Jeder Prozess kann beliebig viele Holdfolder für die Dokumenteneingabe überwachen.

E-Mail Postfächer überwachen
Importieren von Dokumenten aus E-Mailpostfächern (IMAP, POP3). Es können sowohl Anhänge, als auch der Body der E-Mail im Prozess verarbeitet werden.

Eingabe von PDF-Dateien
Bild-PDF und durchsuchbare PDF

Eingabe von Bilddateien
tif, jpg, pdf

Eingabe von sonstigen Dokumentenformaten
docx, rtf, txt, html, htm, xlsx

Unterstützte Eingabequellen
Scanner, Multifunktionssystem, Hotfolder, E-Mail, Mobilgeräte, Drucker, Fax, Anwendungen

Unterstützte Authentifizierungssysteme
EveryonePrint, oneQ, Equitrac, YSoft, PaperCut, Schomäcker, alle mit xml Datenübergabe

Import von Metadaten zum Scan
Zur Eingabedatei kann zusätzlich eine Beschreibungsdatei im xml, csv, txt oder xst Format übergeben werden. Enthaltene Daten können im Scanprozess verwendet werden.

Beliebig Skalierbar
Die Erweiterung der Scanlösung durch mehrere Server, die im Failover- und Load-Balancing-Modus laufen. Jederzeit und beliebig erweiterbar ohne Ausfallzeit.

Verarbeitung im Prozessmodul

Das eingegebene Dokument wird vom Prozessmodul analysiert und interpretiert. Alle notwendigen Verarbeitungen wie Texterkennung (OCR) und Metadatenerfassung werden hier durchgeführt.

Alle Konfigurationen lassen sich einfach mit Verwaltungstools erstellen. Die Benutzeroberfläche ist einfach zu bedienen.

Prozessmodule

RA-MICRO Edition Standard Edition Enterprise Edition

Bildaufbereitung
Bildverbesserung, in schwarz-weiß umwandeln mit stufenloser Einstellung der Deckung, gerade ausrichten, Bildbereinigung, Löcher entfernen, Hintergrund entfernen, etc.

Dokumententrennung mittels Barcodestempel
Bringen Sie einen Stempel auf die erste Seite eines Dokuments auf und der Dokumentenstapel wird automatisch getrennt. Das spart viel Zeit beim Scannen! Der Stempel ersetzt dabei gleich Ihren Posteingangsstempel, also kein Mehraufwand.

Barcodes (erweitert)
Barcodes auslesen, Dokumente auftrennen, Barcodes auf Dokumente aufbringen. Unterstützt werden alle gängigen 1D und 2D-Barcodes.

Texterkennung (OCR)
Optical Character Recognition (OCR) von Bilddokumenten und Bild-PDF. Unterstützung von über 50 Sprachen inkl. Chinesisch, Arabisch und kyrillische Schriftzeichen.

Handschrifterkennung (OCR)
(demnächst verfügbar)

Erkennen von handschriftlichen Vermerken auf Dokumenten in einem vorgegebenen Bereich. Verwendung der erkannten Werte als Metadaten. Berechnung auf Seitenbasis als Option.

Zonale Erkennung
Erkennung von Text in definierbaren Zonen.

Finden von Text mittels regulären Ausdrücken (RegEx)
Suchen von Text im Dokument mittels Regular Expressions.

Automatische Dokumentenerkennung (Templates)
Auf Basis von Templates können Dokumente automatisiert erkannt und verarbeitet werden. So kann auch zum Beispiel ein Lieferant erkannt werden, um dann automatisch weitere Informationen wie Rechnungsnummer oder Rechnungsdatum auszulesen.

PDF-Sicherheit (PDF-Verschlüsselung)
Setzen von PDF-Passwörtern für Besitzer und zum Öffnen.

Digitale Signatur
PDF-Dokumente digital signieren. GoBD- konforme Massensignatur wird unterstützt. Zertifikatslevel definierbar.

Leerseitenlöschnung
Stufenlos definierbare Leerseitenerkennung.

Seiten löschen auf Basis von Inhalt
Seiten werden gelöscht wenn bestimmter Text enthalten ist. Zum Beispiel zum automatischen Löschen von immer wiederkehrenden AGBs beim Scannen.

Automatische Dokumententrennung
Trennen bei Barcode, Trennen bei Leerseite, Trennen bei bestimmtem Text

Aufbringen von Stempel
Textstempel (nicht änderbar), Textfelder mit vorgegebenen Inhalt (änderbar), Seitennummern, Bildstempel, Barcodes, IdenStamp

Seitendrehung im PDF
Automatisches Drehen anhand von erkanntem Text und manuelles Drehen mit Gradangabe.

Leistungsstarke PDF-Komprimierung
MRC-Komprimierung ohne Verwendung des in Deutschland vom BSI verbotenen JBIG2-Verfahrens. Komprimierung von Bildern im PDF. Umwandlung der Bittiefe. Automatische Anpassung der Bittiefe pro Seite um maximal kleine PDF zu erzeugen.

DataExchanger-Modul
Manipulation und Anpassung gelesener Variablen. Anbindung von Datenbanken an den Prozess.

Skalierung eingegebener Bilder
Werden zum Beispiel Fotos von Mobilgeräten als Dokumente übergeben, so können die Bilder skaliert werden um die Dateigröße zu optimieren.

Ausgabe der Dokumente an das Ablageziel

Sie brauchen keine feste Schnittstelle, die starr und wenig anpassbar ist.

Stattdessen möchten Sie fast alle Ablageziele erreichen. Dies wird durch die Einhaltung von Industriestandards und Modulen erreicht, die die Ausgabe an Ihre Bedürfnisse anpassen können.

Schreiben Sie bei Bedarf ein eigenes Programm zum Andocken an Ihre Geschäftsanwendung.

Selbstverständlich entwickeln wir auch die notwendigen Schnittstellen individuell. Der Aufwand und damit die Kosten sind in den meisten Fällen gering.

Es werden die folgenden Ausgabeformate unterstützt:

  • Durchsuchbare PDF
  • PDF/A (PDF/A-1a, 1b, 2a, 2b, 2u, 3a, 3b, 3u)
  • ZUGFeRD Format
  • Bild-PDF
  • tif, jpg, png, gif, bmp, wmf
  • Word, Excel

Ausgabemodule

RA-MICRO Edition Standard Edition Enterprise Edition

Standard Ausgabeformate
Zu den Standard-Ausgabeformaten gehören PDF (Bild & durchsuchbar), PDF/A (alle Standards), TIF, Multipage-TIF, JPG und DOCX (Image-Extrakt)

beA-konforme Dokumente
beA steht für „Besonderes elektronisches Anwaltspostfach“ und ist für alle Anwälte eine wichtige Funktion. Unser IPA-Server erzeugt Dokumente, die für das beA tauglich sind und alle Anforderungen erfüllen. So werden zum Beispiel Schriftarten eingebettet und die Komprimierung entspricht den Richtlinie des BSI. Inkl. automatische Dateinamenvergabe nach definierbaren Konventionen.

Erweiterte Bild-Ausgabeformate
Die Ausgabe von Dokumenten in den Formaten tif, jpg, png, bmp, gif und wmf.

Erweiterte Office-Ausgabeformate
Zu den Erweiterten-Ausgabeformaten gehören DOCX (Word) und XLSX (Excel).
Die Erstellung dieser Formate wird als Option berechnet. Es stehen seitenbasierte Pakete zum Kauf zur Verfügung.

Übergabe an IPA-Module
Übergeben Sie Dokumente direkt an den IPA-Client für die Validierung, für Workflows oder Templateprozesse.
Speichern Sie Dokumente direkt im IPA-Search um später im Volltext der Dokumente suchen zu können.

Speichern im Dateisystem
Speichern der Dokumente im Dateisystem. Unterstütz werden lokale und Netzlaufwerke, NAS-System und alle über Netzshare ansprechbare Speichersysteme.

Versenden per E-Mail
Versenden der Dokumente per E-Mail.

Übergabe an Cloudspeicher
Speichern der Dokumente in Dropbox, Google Drive, SharePoint, FTP Server, WebDav Speicherziele.

Übergabe an RA-Micro
Direkte Übergabe an RA-Micro Posteingang.

Übergabe an DATEV
Übergabe an DATEV. Einfachste Anbindung mit dem DATEV Belegtransfer.

Übergabe an Tocco
REST Schnittstelle zur Übergabe an Tocco. Infos unter www.tocco.ch

Übergabe an SAP
Erzeugung von Metadateien und Übergabe an SAP Importer.

Übergabe an Datenbanken
Übergabe von beliebige Datenbanken mittels frei konfigurierbarem Scripting Modul.

Übergabe an Dokumenten-Management-Systeme
Es wird jedes System unterstützt, dass entweder ein Importmodul für Dokumente besitzt, oder bei dem wir direkt in die Datenbank schreiben können.

Metadaten-Modul
Erstellen Sie beliebige Metadateien für den Import in Ihre Geschäftsanwendungen. Das Modul erlaubt die Erzeugung einer völlig frei definierbaren Datei in notwendigen Ausgabeformat, zum Beispiel xml, ASCII, csv, etc..

Scripting-Modul
Erstellen Sie eigene VBS-Skripte oder Batch-Skripte und nutzen Sie diese für die nachgelagerte Dokumentenverarbeitung. Alles ist möglich.

Protokolldateien
Es können Protokolle für eingehende und ausgehende Dokumente geschrieben werden. Dabei stehen alle Prozessinformationen zur Verfügung. Export in csv-Format. Erfüllt die strengen Anforderungen der Prozessdokumentation für öffentliche Auftraggeber.

LDAP-Modul
Nutzen Sie die Informationen um in Homelaufwerke der Benutzer zu Scannen oder um ein Scan-To-Me per E-Mail zu realisieren. Ist kompatibel mit gängigen Authentifizierungsystemen wie Equitrac, YSoft, PaperCut oder Schomäcker.

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