Key Features

• alle steuerrelevanten E-Mails rechtskonform archiviert
• funktionale Mailkonten direkt in den DMS-Workflow (z.B. Bewerbungen, Aufträge, Eingangsrechnungen)
• E-Mail direkt einem Projekt/Auftrag zuordnen über Addin in Outlook, Notes, Tobit
• keine E-Mail geht verloren – serverbasierte Komplettarchivierung
• automatische Zuordnung zu Kunden, Lieferanten, Projekten, Vorgängen, …
• OCR-Verarbeitung, Volltextsuche, Scripting über Inhalte
• bei der serverbasierenden Archivierung wird auch der Volltext aller Anhänge erkannt

»Die Digitalisierung unseres teils jahrzehntealten Archivs hat unsere Auskunftsfähigkeit enorm gesteigert. Alle eingehenden Dokumente werden digitalisiert und über Workflows noch sicherer und fristgerecht bearbeitet.«

Moritz Freiherr von Twickel, Brauerei Westheim

E-Mail-Management leichtgemacht

Ein Großteil des elektronischen Schriftverkehrs von Unternehmen unterliegt bestimmten Aufbewahrungspflichten, die z.B. im HGB, in der AO und in den GoBD geregelt sind. Das Problem der E-Mail-Archivierung muss also dringend bewältigt werden. Unternehmen stehen dabei vor einer großen Herausforderung. Alle steuerrelevanten Informationen, E-Mails eingeschlossen, müssen jederzeit und unverzüglich verfügbar sein. Nicht zuletzt sind die Informationen und Absprachen, die im E-Mail-Verkehr ausgetauscht werden, wichtig für die innerbetriebliche Prozessoptimierung.

Die Rundum-Lösung

Das DW DMS bietet zur Bewältigung der o.g. Herausforderungen gleich zwei Lösungsmöglichkeiten: Die DW DMS MailArchiv Serverlösung und das DW DMS MailAddin. Abhängig von Ihren spezifischen Anforderungen wählen Sie die passende Strategie. Das MailArchiv bietet eine serverseitige E-Mail-Archivierung, welche von jedem imapfähigen Mailserver E-Mails regelbasiert abgreifen kann – rechtskonform und automatisch. Anschließend können dadurch bestimmte Workflows ausgelöst werden, um Ihre Prozesse noch flüssiger und effizienter zu gestalten.

Neben der serverbasierten Lösung bietet das DW DMS zusätzlich eine clientbasierte Lösung: das Mail-Addin. Das Addin integriert sich nahtlos in Ihren E-Mail Client und ermöglicht den Mitarbeitern auf Knopfdruck, E-Mails in der Anwendung manuell zu archivieren.

Um eine umfassende Lösung Ihres E-Mail-Managements zu erzielen, können beide Varianten auch in Kombination verwendet werden. So stellen Sie sicher, dass keine steuerrelevante E-Mail verloren geht.

Nach der Archivierung

E-Mails stehen Ihnen nach der Archivierung mit allen weiteren Daten im DW DMS verknüpft zur Verfügung. So sehen Sie alle Informationen zu einem Vorgang, einem Kunden, einem Projekt usw. gebündelt auf einen Blick.