Einfach und schnell – automatisch oder manuell

Archivieren Sie Dokumente vollautomatisch über einen vorkonfigurierten Pfad oder scannen Sie mit einem Scanner oder Multifunktionssystem direkt in den richtigen Ablageordner in Ihr DW Archivierungssystem. Archivieren Sie die zu bearbeitenden Dokumente mit der manuellen Archivierung. Neben der integrierten OCR-Texterkennung können Sie Dokumente wahlweise individuell indexieren oder einem bestimmten Projekt zuordnen.

Sie können Papierarchive schnell und bequem durch die Vergabe von Standardwerten digital archivieren. Eine Verschlagwortung jedes einzelne Dokument ist nicht erforderlich. Archivieren Sie ganze Ordner in einem einzigen Scandurchgang.

Vielfältige Suchoptionen ermöglichen Ihnen einen schnellen Zugriff auf Ihre Dokumente

Sie können archivierte Dokumente schnell und einfach direkt lokal vor Ort oder von unterwegs durchsuchen. Mithilfe verschiedener Suchoptionen können Sie ein Dokument schnell finden.

Die durch OCR-Texterkennung aktivierte Volltextsuche ermöglicht es Ihnen, innerhalb von Sekunden nach Wörtern oder Textfragmenten im gesuchten Dokument zu suchen. Wählen Sie dann einfach das gesuchte Dokument aus der Suchergebnisliste aus und schon können Sie mit der Bearbeitung des gesuchten Dokuments beginnen.

Der Ablauf

Mit DW Archivierungssysteme können Sie Dokumente per Scan oder Dateien aus beispielsweise Word, Excel etc. sowie E-Mails und sogar Musikdateien per Übergabefunktionen archivieren.

Die Übergabe ihrer Dokumente und Dateien in DW Archivierungssysteme kann über vielfältige Art und Weise geschehen:

  • Scan von beliebigem Multifunktionssystem oder Netzwerkscanner
  • Übergabe von Arbeitsplatzrechnern, Tablets
  • Übergabe aus Warenwirtschaftssoftware oder anderen Softwareprogrammen
  • Übergabe aus Office Anwendungen wie Outlook, Word, Excel, etc.
  • u.v.m.

Bei jeder Übergabe in DW Archivierungssysteme wird die Datei oder das Dokument mittels OCR-Volltexterkennung gelesen und alle Informationen auf dem Dokument oder in einer Datei werden erkannt. Später kann nach all diesen Informationen bzw. Textzeichen gesucht werden. Dies nennt man Volltextsuche! DW Archivierungssysteme wandelt dabei Dateien, Dokumente und E-Mails in das Langzeitarchivierungsformat PDF/A 3 und behält zusätzlich das Originalformat. In einer XML-Dateien sind alle Dokumenteninformationen gebündelt.

DW Archivierungssysteme sind webbasiert und somit plattformunabhängig. Egal ob Sie Windows, Mac OS, Linux oder mobile Endgeräte besitzen, greifen Sie bequeme mittels eines Browsers auf den DW Archiv-Server zu.

Optionale Module zu DW Archivierungssysteme

  • Weiterleiten von Dateien/Dokumenten innerhalb von Abteilungen oder Benutzer
  • Hinzufügen von weiteren Informationen
  • Erstellen von Bearbeitungsfristen (Wiedervorlagen)
  • Abrufen einer Sachbearbeitungshistorie
  • Wiedervorlagefunktion für Dokumente
  • Dokumente/Dateien werden mit verschiedenen digitalen Stempeln versehen
  • Hochladen von selbst erstellten Stempeln im GIF-Format
  • Hinzufügen von bis zu 10 Notizen am seitlichen Rand des Dokuments
  • Vertragsverwaltung
  • Automatisiertes Weiterleiten von Dokumenten in der Sachbearbeitung
  • Es besteht die Möglichkeit, eine oder mehrere in DW Archivierungssysteme angezeigte PDF/A-Datei(en) an eine E-Mail anzuhängen und über den Server zu versenden
  • In der Konfiguration kann eine Signatur hinterlegt werden. Die Signatur kann einen Platzhalter für den Benutzernamen enthalten, der dann vom System automatisch in die Signatur eingetragen wird
  • Zeitgesteuertes Abrufen von E-Mails direkt vom Mailserver (z.B. alle 60 Minuten)
  • Archivierung in voreingestellten Ordner
  • Transfer bzw. Übergabe von Dateien aus DW Archivierungssysteme in vordefinierte Ordner, auf die z.B. DATEV-Anwendungen zugreifen können

Scannen von Dokumentenstapeln, die in DW Archivierungssysteme anhand eines Trennblattes automatisch wieder gesplittet werden

  • Anlegen gleichnamiger  Abteilungen und Ordner für mehrere Verwaltungseinheiten eines Unternehmens, z.B. ausgegliederte Firmen/Filialen
  • Max. 5 Mandanten
  • Archivieren von Dateien in unterschiedlichen Versionsständen
  • Gesucht werden kann nach der letzten Dateiversion, die vorhergehenden werden dabei mit aufgelistet
  • Übernahme der Verschlagwortung von der Vorgängerversion
  • Bis zu 4 Zusatzfelder für individuelle Verschlagwortung
  • Bezeichnung der Felder mit individuellen Titeln
  • 4 Kombifelder, die sich über eingestellte Suchbegriffe selbsttätig mit Daten füllen
  • Gezieltes Suchen in Datenfeldern

Überblick der Dateiformate

  • Word / DOC, DOCX
  • Writer / ODT
  • Excel / XLS, XLSX
  • Calc / ODS
  • PowerPoint / PPT, PPTX
  • Impress / ODP
  • Outlook / MSG
  • david®/ EML
  • Thunderbird / EML
  • Textdatei / TXT
  • Adobe PDF / PDF
  • Bild-Formate:
    TIFF, TIF, JPEG, JPG, JPE , PNG, GIF , ICO, PSD usw.
  • Weitere Formate:
    WAV, MP3, M4A, WMA, AAC, WMV, MPG, MP4, AVI, MOV usw.

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